6 tipů jak psát, aby vám klienti rozuměli

Chcete, aby zákazníci opravdu četli vaše dokumenty? A dělali pak to, co potřebujete? Řiďte se následujícími 6-ti pravidly. Nebojte se je vyzkoušet hned zítra. Uvidíte sami, jak dobře fungují.

Pojďme se na každé z pravidel podívat podrobněji.

1. Stanovte si cíl dokumentu

Než začnete psát, řekněte si, co má dokument - dopis, e-mail, leták, nabídku... pro vás „udělat“. Co je jeho cílem. Jak má na čtenáře zapůsobit. Cíl musí být jednoznačný. Konkrétní. Ať nevzniknou pochybnosti.

Pište klientům, že je chcete informovat o něčem “konkrétním“ - s čísly, cenami, termíny atd. Žádejte je o konkrétní akci - „Zavolejte mi na telefon č. XY.”, “Vyplňte údaje v příloze XX.“, “Ozvěte se do 10 dnů.”

Pokud zvete klienty na pobočku, řekněte jim, co konkrétního se tam stane. Co mohou očekávat. Když budete obecní, nezaujmete je a ničeho nedosáhnete.

Příklad


"Dostat někoho například na web." není dobrý cíl. Je příliš obecný. Špatně se k němu píše text. A samotná návštěva webu určitě není hlavním, co po zákáznících chcete. Cílem je „Dostat někoho na web a přimět ho kliknout na tlačítko o chystané akci.” nebo třeba “Dostat čtenáře k tomu, aby kliknuli na tlačítko k přihlášení odběru našich novinek.

2. Jděte rovnou k věci

Když píšete dopis nebo e-mail, řekněte, o co vám jde hned na prvním řádku. Nepište žádné podružnosti, které s tématem souvisí jenom okrajově. Nenechte klienta tápat.

Toto je velmi důležité – dopis či e-mail musí být od začátku zaměřen k podstatě problému, který chcete řešit. Musí obsahovat informaci, kterou chcete sdělit.

Komunikace často začíná obecnými informacemi, kterými se autor snaží vysvětit všechny souvislosti a důvody současné situace. Nemůže se zbavit pocitu, že je klient všechny musí vědět. Cestou se mu ale podaří ukrýt hlavní informaci tak dobře, že jí nikdo nenajde. Někdy se dokonce rozvášní tak, že jí tam zapomene dát úplně. Nepište do dokumentu žádné litánie a nepopisujte zdlouhavě různé okolnosti.

Začněte hlavním tématem – o co vám jde – a pak teprve vysvětlete souvislosti. Ale krátce! Pozornost klienta je vrtkavá. Na jeho zaujetí máte pár sekund. Tak je nepromarněte zbytečnou omáčkou.

3. Buďte struční

Stručný dokument je svatý grál. Měli byste se k němu modlit, vzývat jej a vše mu podřídit. Pokud nebudete struční, může být vaše nabídka (informace, myšlenka, …, cokoliv) sebelepší, klienta ale zajímat nebude. Nedozví se jí, protože se k ní totiž vůbec nedostane.

Zdá se, že lidé mají přirozenou tendenci zaplnit dopis spoustou textu. Podle hesla „Čím více, tím lépe“. Výsledek je zřejmý - většina jich je nesrozumitelných a tudíž nefunkčních. Adresát se v množství textu ztratí a nakonec neví, co mu chcete.Věnujte proto textu dopisu velkou péči. Dodržujte při psaní pár jednoduchých pravidel.

Krátký dopis

Délka dopisu na jednu stranu je ideální. Druhá a třetí strana může klienta odradit a do čtení se ani nepustí. Počet odstavců také nepřehánějte. Dva až tři stačí. Pokud jich chcete více, musíte mít opravdu dobrý důvod. 

Nebojte se volného prostoru po stranách textu, ani pod ním. Smyslem není zaplnit dokument a ohromit klienta. Stačí mu předat informaci. A pamatujte si, že úspěšné firmy využívají volný prostor jako další grafický prvek. Používají jej pro zdůraznění informace, kterou chtějí předat. Jednoznačně zde platí, že “méně je více”.

Krátké odstavce

Pro odstavce platí to samé. Čím kratší, tím srozumitelnější. Nepřekračujte 3 až 4 věty. Delší odstavce působí mohutně a odrazují od čtení.

Krátké věty

Autoři dopisů se často nechají unést a zaznamenají do dopisu všechno, co je napadne v souvislosti s tématem, které potřebují řešit. Výsledkem je jedna dlouhá věta, která v sobě proplétá různá fakta a pohledy. Vrství jednu informaci na druhou a vytváří neprostupnou džungli. 

Pokud nechcete klienta cestou “ztratit“, pište krátké a jednoduché věty. Žádné zbytečné omáčky a informace typu „co by kdyby“.

Tip


Pokud se na psaní textů necítíte, obraťte se na textaře. Není to žádná ostuda. Je dobré si připustit, že psaní textů je profese jako každá jiná a je potřeba se jí naučit a pak průběžně pilovat. A ještě jedna dobrá zpráva pro vás – textař nestojí tak moc a drobná investice do textu se určitě vyplatí. Kromě toho, má textař jednu další výhodu. Píše rychle. Vy se s tím budete trápit dlouho a stejně nebudete spokojeni.

4. Dopisy musí být „hezké“

Možná vám to slovo zní nepatřičně, ale dopisy by opravdu měly být hezké. Pěkně upravený dopis člověka dobře naladí a připraví jej na čtení. Ještě netuší, co mu chcete, ale první dojem je dobrý - dopis se na něj tváří příjemně. Emoce jsou i v tomto případě velmi důležité.

Je to stejné jako při setkání s někým, koho neznáte. Prvních pár sekund je klíčových. Uděláte si na něj názor, ještě než otevře pusu. U dopisu, e-mailu i obyčejného letáku je to stejné.

Úřední dopisy, rozuměj nevzhledné dopisy, mají lidé zasunuté do šuplíku „potenciální problém“. Bojí se jich a očekávají něco nepříjemného. Často je ani nečtou a odloží je „na později“. Pokud se chcete vyhnout této škatulce, ušijte svým dokumentům hezký kabát.

Tip


Kromě webu, prezentací či brožur, i tvorbu šablony dopisu či e-mailu může zpracovat grafik. Řekněte mu, ať se na vaše dokumenty podívá on profesionálním zrakem.

5. Jeden jako druhý

Vzhled dokumentů by měl vycházet z jednotného firemního stylu a měly by být všechny vzhledově stejné. I když se jedná o rozdílné dokumenty, jako je faktura, výpis, upomínka, leták nebo obyčejný dopis. U všech dokumentů musí klient na první pohled poznat, že je od vás.  A to nejen podle loga.

Tip


Jak zjistíte, zda jsou vaše dokumenty vzhledově stejné a komunikujete jednotně? Je to jednoduché. Seberte všechny, které ve firmě používáte - dopisy, nabídkové listy, letáky, faktury, upomínky, předpisy, a přidejte k nim i e-maily.

A pak si je všechny položte na jeden stůl. Na první pohled uvidíte, zda jsou podobné, nebo se každý tváří úplně jinak. Ručím vám za to, že ani nemusíte být žádný specialista a uvidíte to hned.

6. Buďte opravdu dostupní

Nezapomeňte na konci na sebe dát kontakt. Někam na viditelné místo. Neschovávejte jej do textu, nebo do kouta. Nestyďte se za něj. Ať jej má klient hezky na očích.   

Webová stránka jako kontakt je málo. Nenechte klienta bloudit po vašem webu a hledat spojení na vás. Máte velkou šanci, že cestou zabloudí a odejde.

Dejte mu tam přímý kontakt na pracovníka, který o dané věci ví a umí jí vyřešit. Telefonní tour po vaší firmě klienta určitě nenadchne.

Pro jistotu mu tam ještě napište, co má udělat. Například - “Zavolej nám na 123 123 123.”. I chytří klienti potřebuji občas pošťouchnout.

Jak začít


  1. Vyjasněte si, jaký KONKRÉTNÍ cíl má daný dopis mít.
  2. Sami či s pomocí grafika si připravte šablonu, kterou budete využívat nejen pro tento, ale i každý další dopis.
  3. Sami či s pomocí textaře/copywritera sestavte stručný, jasný a gramaticky správný text.
  4. Veďte si evidenci, komu a co jste vlastně zasílali, ať můžete na tuto komunikaci reagovat, případně navázat nějakou další.

Chcete poradit s tímto tématem?

Náš tým doporučuje: 

Výběr z tipů

Jak dělat dobře telefonické kampaně

  1. Jaké cíle má telefonát mít? Čeho je možné dosáhnout?
  2. Na jaké skupiny cílit a komu volat? Jak zaujmout?
  3. Proč mít připravený skript a proč sledovat jeho účinnost?
Číst více

Jak zvýšit obrat prodejem po telefonu?

  1. Proč potenciálním zákazníkům telefonovat?
  2. Co si před telefonátem připravit?
  3. Co od něj očekávat?
Číst více

6 tipů jak psát, aby vám klienti rozuměli

  1. Co si dobře rozmyslet před psaním textu?
  2. Jaký má text být?
  3. Jak začít?
Číst více